LES ETAPES CLES

/ De la prise de contact à la prestation 

Étape 1 : Première prise de contact

• Comment ?
  Via le formulaire de contact disponible sur notre site.
• Objectif :
  Récupérer les informations essentielles pour mieux comprendre votre événement :
  • Date de l’événement
  • Lieu
  • Durée estimée
  • Nombre de personnes
  • Type de prestation souhaitée

Étape 2 : Réponse personnalisée

• Nous vous contactons par téléphone ou par email pour :
  • Confirmer la disponibilité
  • Clarifier vos attentes et besoins spécifiques
  • Proposer une offre adaptée à votre événement

Étape 3 : Envoi du devis et brochure

• Un devis détaillé vous est envoyé par email. Il comprend :
  • Les informations de la prestation (date, lieu, durée, options)
  • Le montant total, l’acompte demandé et les frais additionnels éventuels (déplacement, configuration spécifique)
  • Les conditions générales de prestation et d’annulation

Étape 4 : Signature du devis et versement de l’acompte

• Délais :
  • Le devis doit être signé et retourné dans un délai de 30 jours après réception. L’acompte de 25 % est obligatoire pour valider la réservation de la date. Il doit être versé dans les 15 jours suivant la signature du devis. Sans cet acompte, la date ne sera pas confirmée.

• Confirmation de réservation :
  Une fois l’acompte reçu, une confirmation de réservation et une facture d’acompte vous sera envoyée par email.

Étape 5 : Validation et signature du contrat

• Quand ?
  Cette étape sera définie avec le client.
• Type de rencontre :
  En présentiel ou à distance, selon vos préférences et vos disponibilités. Une visite des lieux peut être organisée si nécessaire.

• Signature du contrat :
  Le contrat détaillant tous les éléments validés jusque-là vous sera envoyé avant le rendez-vous. Ce contrat sera signé lors de cette rencontre, en personne ou à distance.
• Cette étape permet de confirmer tous les éléments de la prestation et d’assurer une totale clarté entre les deux parties.
• Coordination avec les autres prestataires :
  Nous échangerons avec vos autres prestataires (photographes, organisateurs, etc.) pour garantir une parfaite synchronisation (horaires, accès, installations, etc.).
• Vérification des derniers détails :
  Dernière révision de l’emplacement, des horaires, des éléments logistiques et validation des aspects spécifiques comme la playlist, la scénographie, ou l’ajout éventuel de services supplémentaires.

Étape 6 : Dernière prise de contact et finalisation

• Quand ?
  1 mois avant le jour J.
• Objectif :
  • Derniers ajustements et préparation finale :
    • Relecture du contrat, si des changements minimes sont nécessaires.
    • Derniers détails logistiques : horaires, déroulé de la journée, liste de contacts utiles sur place.

Étape 7 : Jour J

• Règlement du solde :
  Le solde restant est dû le jour même de l’événement ou dans les jours qui suivent. Il est important que le paiement soit effectué afin de garantir le bon déroulement de la prestation.
  (Une facture finale vous sera envoyée pour le règlement du solde.)
• Notre équipe arrive sur place pour :
  • Installer la caravane et/ou tout le matériel nécessaire.

  (Hors temps de Prestation)

  • Effectuer des tests techniques (son, lumière, etc.) pour s’assurer que tout fonctionne correctement avant le début de la prestation.
  • Assurer la prestation de manière fluide et conforme à vos attentes.

  Étape 8 : Bilan et retour

  • Après l’événement :
    • Un bilan sera effectué avec vous pour recueillir vos impressions.
    • En cas de frais supplémentaires (dommages, etc.), ils seront traités dans les jours suivants.
    • Une facture finale vous sera envoyée pour vos archives.
  • Option :
    Nous serons ravis de recevoir vos photos ou retours pour enrichir notre portfolio et améliorer nos prestations.